Treść

Zarządzenie nr OR.077.1.3.50.20204

Wójta Gminy Dobra

z dnia 20.11.2024 r.

w sprawie: sprawie ustalenia „Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych” w Urzędzie Gminy Dobra

Na podstawie art. 30, ust. 1, oraz art. 33 ust. 1 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.  o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2024 r. poz. 1465.) oraz art. 24 i 25 ustawy  z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) w zw. z art. 4,  art. 7, art. 8 i art. 9 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937  z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa  Unii (Dz. U. UE. L. z 2019 r. Nr 305, str. 17 ze zmianami), zarządza się co następuje:

§ 1

Wprowadza się Regulamin zgłoszeń wewnętrznych w Urzędzie Gminy Dobra,  stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 

§ 2

1. Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu Gminy do zapoznania się z treścią Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych w Urzędzie Gminy Dobra.

2. Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych  w Urzędzie Gminy Dobra, zaopatrzone podpisem pracownika  i datą dołącza się do akt osobowych w części B.

§ 3

Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy. 

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania go do wiadomości w sposób zwyczajowy osobom wykonującym pracę na rzecz Gminy Dobra.

Załącznik do Zarządzenia Nr OR.077.1.3.50.2024

Wójta Gminy Dobra

z dnia 20.11.2024 r. 

REGULAMIN WRAZ Z PROCEDURĄ ZGŁASZANIA NARUSZEŃ w Urzędzie Gminy Dobra 

DEFINICJE

§ 1

Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:

1. Pracodawcy - należy przez to rozumieć pracodawcę w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia  26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465). W przypadku niniejszej Procedury, pojęciem Pracodawcy określony jest Urząd Gminy Dobra reprezentowany przez Wójta Gminy Dobra;

2. Urząd - oznacza Urząd Gminy Dobra;

3. Wójt - oznacza Wójta Gminy Dobra;

4. Koordynatorze ds. obsługi Zgłoszeń - rozumie się przez to osobę odpowiedzialną  za przyjmowanie i rozpatrywanie Zgłoszeń Naruszenia w Urzędzie oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem Zgłoszeń, za podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację  ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej oraz nadzór nad całym procesem zgłoszeniowym  i działaniem następczym;

5. Pracowniku - rozumie się przez to osobę pozostającą w stosunku pracy w rozumieniu przepisu art. 22 § 1 Kodeksu pracy;  

6. Współpracowniku - rozumie się przez to osobę świadczącą usługi na rzecz Pracodawcy na podstawie umowy cywilnoprawnej;

7. Osobie uprawnionej do dokonania Zgłoszenia - rozumie się przez to osobę, która posiada prawo i obowiązek dokonania Zgłoszenia;

8. Zgłaszającym - rozumie się przez to osobę dokonującą Zgłoszenia Naruszenia przy wykorzystaniu kanałów zgłoszeniowych określonych w niniejszej Procedurze;

9. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana;

10. Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga zgłaszającemu w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą;

11. Osobie powiązanej ze zgłaszającym – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny zgłaszającego;

12. Sygnaliście - rozumie się przez to osobę dokonującą Zgłoszenia Naruszenia, której przyznano status Sygnalisty na zasadach określonych w niniejszej Procedurze;

13. Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć całokształt okoliczności związanych ze stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa; 

14. Procedurze - rozumie się przez to niniejszą Procedurę Zgłaszania Naruszeń;

15. Naruszeniu - rozumie się przez to taki stan faktyczny będący następstwem działania lub zaniechania świadczący o możliwości wystąpienia zdarzeń, naruszających lub mogących naruszać powszechnie obowiązujące przepisy prawa czy przepisy wewnętrzne; 
    jest to również każde działanie czy zaniedbanie, które stanowi lub może stanowić działanie nielegalne lub nieetyczne;

16. Zgłoszeniu Naruszenia/Zgłoszeniu - rozumie się przez to przekazanie w trybie określonym w niniejszej Procedurze przez osobę uprawnioną do dokonania Zgłoszenia, informacji mogących świadczyć o Naruszeniu;

17. Informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa,  do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Urzędzie, w której zgłaszający pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

18. Rejestrze Naruszenia (Rejestr zgłoszeń wewnętrznych) - rozumie się przez to rejestr prowadzony w związku z dokonywanymi Zgłoszeniami;

19. Rejestrze Naruszenia (Poufny rejestr) - rozumie się przez to rejestr prowadzony  w związku z dokonywanymi Zgłoszeniami w sposób wyłączający możliwość dostępu  do niego osób innych niż wskazane w § 4 ust. 1;

20. Wstępnej analizie Zgłoszenia - rozumie się przez to weryfikację treści Zgłoszenia pod kątem istnienia podstaw do jego rozpoznania w toku postępowania wyjaśniającego oraz przyznania Zgłaszającemu statusu Sygnalisty, w ramach której Koordynator ds. obsługi zgłoszeń ma prawo wystąpić do Zgłaszającego z prośbą o uzupełnienie w wyznaczonym terminie danych zawartych w Zgłoszeniu Naruszenia;

21. Komisji Wyjaśniającej/Komisji - rozumie się przez to wewnętrzny zespół wyjaśniający wskazany przez Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności opisanych w Zgłoszeniu Naruszenia;

22. Postępowaniu Wyjaśniającym/ działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez pracodawcę lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym przez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń; 

23. Informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazanie zgłaszającemu informacji  na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

24. Działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę zgłaszającemu;

25. Zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć przekazanie informacji o naruszeniu prawa wewnątrz Urzędu zgodnie z niniejszą Procedurą za pomocą wewnętrznych kanałów komunikacji;

26. Zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć przekazanie informacji o naruszeniu prawa organowi publicznemu lub organowi centralnemu - Rzecznikowi Praw Obywatelskich;

27. Organie centralnym – należy przez to rozumieć organ administracji publicznej właściwy w sprawach udzielania informacji i wsparcia w sprawach zgłaszania i publicznego ujawniania naruszeń prawa oraz przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa w dziedzinach objętych ustawą, ich wstępnej weryfikacji i przekazania organom właściwym celem podjęcia działań następczych;

28. Organie publicznym – należy przez to rozumieć organ administracji publicznej, który ustanowił procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa  w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu; 

29. Ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.

30. Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).    

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 2

1. Strategia działania Urzędu Gminy Dobra oparta jest na zasadzie uwzględnienia szeregu aspektów,  do których należą interesy społeczne, ochrona środowiska, relacje z różnymi grupami interesariuszy, ale w szczególności oparta jest na odpowiedzialności i zapobieganiu korupcji oraz powstawaniu innych naruszeń, zarówno wewnątrz Urzędu, jak i wśród podmiotów współpracujących.

2. Podstawowym celem niniejszej Procedury jest zapobieganie naruszeniom w Urzędzie. 

3. Urząd prowadzi swoją działalność w oparciu o bezwzględne poszanowanie przepisów prawa, dobrych praktyk oraz najwyższych standardów etycznych.

4. Podstawowym celem Procedury jest utworzenie systemu informowania o naruszeniach  w Urzędzie poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec Sygnalisty.

5. Procedura określa w szczególności:

   1. zakres Naruszenia objętych Procedurą,

   2. Osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia,

   3. zasady zgłaszania Naruszenia przez osoby uprawnione do dokonania Zgłoszenia,

   4. odpowiedzialność w procesie zarządzania Naruszeniami,

   5. proces rozpatrywania oraz zarządzania Naruszeniami,

   6. zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy dokonanych Zgłoszeń Naruszenia przez Sygnalistów oraz tożsamości osób dokonujących Zgłoszeń.

ZAKRES

§ 3

1. Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do zgłoszeń naruszeń prawa jakimi są działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa wymienione w art. 3 Ustawy, dotyczące w szczególności zakresu:

   1. zamówień publicznych; 

   2. zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;

   3. bezpieczeństwa transportu;

   4. ochrony środowiska;

   5. zdrowia i dobrostanu zwierząt;

   6. zdrowia publicznego;

   7. ochrony prywatności i danych osobowych;

   8. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

   9. interesów finansowych Unii Europejskiej;

   10. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

   11. organizacji pracy i prawa pracy;

   12. korupcji.

2. Osoby uprawnione do dokonania Zgłoszenia to w szczególności: 

   1. Pracownicy i Współpracownicy oraz byli Pracownicy i Współpracownicy Urzędu.

   2. osoby działające w imieniu i na rzecz Urzędu.

   3. wszelkie inne osoby w jakikolwiek sposób powiązane z Urzędem w szczególności: osoby pomagające w dokonaniu Zgłoszenia Naruszenia, praktykanci, stażyści lub kandydaci do zatrudnienia (jeśli informacje dotyczące Naruszenia pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku zatrudnienia).

3. Przez naruszenia należy w szczególności rozumieć posiadane przez Osoby uprawnione do dokonania Zgłoszenia informacje, mogące świadczyć o:

   1. podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego;

   2. niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień;

   3. niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach;

   4. naruszeniu w działalności Urzędu, które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego lub wyrządzenia szkody;

   5. naruszeniu wewnętrznych procedur oraz standardów etycznych przyjętych w Urzędzie.

OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI

§ 4

1. Koordynatorami ds. obsługi Zgłoszeń są osoby merytoryczne obsługujące stanowisko ds. Rady Gminy i działalności gospodarczej.

2. Osoby, co do których z treści Zgłoszenia Naruszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące Naruszenie, nie mogą analizować takiego Zgłoszenia.  

3. W przypadku, gdy Zgłoszenie Naruszenia dotyczy osoby wskazanej w §4, ust. 1, osobą odpowiedzialną za przeprowadzenie procedury jest Sekretarz Gminy.

SYGNALISTA

§ 5 

1. Zgodnie z zasadą dobrej wiary każda osoba uprawniona do dokonania Zgłoszenia powinna zgłosić Naruszenie jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.

2. Status Sygnalisty uzyskuje każdy Zgłaszający, chyba że Wstępna analiza Zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż Zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze (domniemanie dobrej wiary). W złej wierze pozostaje Zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.

3. Decyzję o nadaniu statusu Sygnalisty podejmuje Koordynator ds. obsługi zgłoszeń.

4. Jeśli Zgłaszający nie dokonał zgłoszenia anonimowo, Koordynator ds. obsługi zgłoszeń potwierdza przyjęcie Zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. 

5. Przekroczenie terminu wskazanego w ust. 4 powyżej uzasadnione jest wyłącznie w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach Wstępnej analizy Zgłoszenia  (np. konieczność uzupełnienia Zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów). Wstępna analiza Zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.

6. Jeżeli w toku Postepowania Wyjaśniającego okaże się, że Zgłaszający, który uprzednio otrzymał status Sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla Sygnalisty.

ZGŁASZANIE NARUSZENIA

§ 6

1. Zgłoszenia Naruszenia mogą być przekazywane za pomocą:

   1. dedykowanej skrzynki mailowej obsługiwanych zgłoszeń sygnalista@gminadobra.pl 

   2. wypełnienia formularza zgłoszenia Naruszenia stanowiącego załącznik nr 1  do niniejszej Procedury i złożenie go osobie odpowiedzialnej za obsługę Zgłoszeń  – lub przesłanie na adres: Urząd Gminy Dobra, 34-642 Dobra 233, z dopiskiem na kopercie „Koordynator ds. obsługi zgłoszeń sygnalistów – do rąk własnych”,

   3. osobiście u Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń, pokój nr 106 (parter) w budynku Urzędu Gminy Dobra, 34-642 Dobra 233.

2. Zgłoszenie Naruszenia powinno zawierać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu Zgłoszenia oraz powinno zawierać przynajmniej następujące informacje:

   1. datę oraz miejsce zaistnienia Naruszenia lub datę i miejsce pozyskania informacji  o Naruszenia,

   2. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia Naruszenia,

   3. wskazanie podmiotu, którego dotyczy Zgłoszenie Naruszenia,

   4. wskazanie ewentualnych świadków Naruszenia,

   5. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania Naruszenia.

3. Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia Naruszenia jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach Naruszenia, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.

ZGŁOSZENIA ANONIMOWE

§ 7

1. Dopuszczalne jest anonimowe Zgłoszenie Naruszenia za pośrednictwem wiadomości  e-mail.

2. Każde zgłoszenie anonimowe podlega wpisowi do Rejestru. W przypadku pozostawienia anonimowego Zgłoszenia bez biegu, Koordynator ds. obsługi zgłoszeń ma obowiązek wskazania przyczyn uzasadniających taką decyzję.

3. Jeżeli w toku rozpatrywania Zgłoszenia anonimowego, zostanie ustalona tożsamość

Zgłaszającego, Koordynator ds. obsługi zgłoszeń niezwłocznie nadaje mu status Sygnalisty.

FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE

§ 8

1. Zgłoszenie Naruszenia może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.

2. Zakazuje się świadomego składania fałszywych Zgłoszeń Naruszenia.

3. W przypadku ustalenia w wyniku Wstępnej Analizy Zgłoszenia albo w toku Postępowania Wyjaśniającego, iż w Zgłoszeniu Naruszenia świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Zgłaszający będący Pracownikiem, może zostać pociągnięty  do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę  bez wypowiedzenia.

4. W przypadku Zgłaszającego, świadczącego na rzecz Urzędu usługi lub dostarczającego towary na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego Zgłoszenia Naruszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami, odpowiedzialnością karną.

5. Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, Zgłaszający, świadomie dokonujący fałszywego Zgłoszenia Naruszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej w przypadku wystąpienia szkody w związku z fałszywym Zgłoszeniem.

DZIAŁANIE NASTĘPCZE 

§ 9

1. Dostęp do kanału Zgłaszania Naruszenia posiadają tylko osoby odpowiedzialne  za Zgłoszenie określone w § 4 i członkowie Komisji Wyjaśniającej.

2. Po wpłynięciu Zgłoszenia Naruszenia, Koordynator ds. obsługi zgłoszeń, niezwłocznie  - nie później jednak niż w 3 dni od wpływu, dokonuje Wstępnej analizy Zgłoszenia. 

3. Koordynator ds. obsługi zgłoszeń ma obowiązek poinformować Zgłaszającego o przyjęciu zgłoszenia oraz nadania statusu Sygnalisty w terminie 7 dni od dnia Zgłoszenia.

4. Jeżeli Zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, Koordynator ds. obsługi zgłoszeń wszczyna Postępowanie Wyjaśniające/ Działanie następcze.  

5. Nadzór nad Postępowaniem Wyjaśniającym prowadzonym przez Komisję Wyjaśniającą sprawuje Koordynator ds. obsługi zgłoszeń .

6. Rozpatrzenie Zgłoszenia Naruszenia następuje bez zbędnej zwłoki, w okresie nie dłuższym niż 30 dni od daty wszczęcia Postępowania Wyjaśniającego pod warunkiem możliwości zebrania w tym czasie przez podmiot rozpatrujący niezbędnych dokumentów i dowodów. 

7. W szczególnie skomplikowanych przypadkach rozpatrzenie Zgłoszenia Naruszenia może nastąpić w terminie nie dłuższym niż 90 dni od daty wszczęcia Postępowania Wyjaśniającego.

8. Z przeprowadzonego Postępowania Wyjaśniającego Komisja sporządza raport. 

9. Raport obejmuje rekomendacje Komisji w zakresie załatwienia sprawy oraz ewentualne rekomendacje konsekwencji w stosunku do sprawcy/sprawców Naruszenia albo Zgłaszającego, który dokonał świadomie fałszywego Zgłoszenia. Egzekwowaniem rekomendacji Komisji zajmuje się pracodawca.

10. Koordynator ds. obsługi zgłoszeń ma obowiązek poinformować Sygnalistę o sposobie rozwiązania sprawy w terminie 30 dni od zakończenia rozpatrywania Zgłoszenia.

OCHRONA SYGNALISTY

§ 10

1. Wójt wprowadza bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec Sygnalisty również w sytuacji, gdy Zgłoszenie Naruszenia zostało zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone Postępowanie Wyjaśniające wykazało, że zgłoszone Naruszenie nie miało miejsca.

2. Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania w szczególności ochrona przed działaniami wyszczególnionymi w art. 12 ustawy o ochronie sygnalistów zacytowanych  w załączniku nr 5 do niniejszej Procedury.

3. Niedopuszczalnym jest zakończenie stosunku pracy lub rozwiązanie umowy wzajemnej  z Sygnalistą wyłącznie w związku z dokonanym przez Sygnalistę Zgłoszeniem Naruszenia.

4. Ochrona nie dotyczy Sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/współsprawcą/ pomocnikiem Naruszenia. 

5. Szczegóły dotyczące ochrony sygnalisty znajdują się w Załączniku nr 5 do niniejszej Procedury.

REJESTR NARUSZEŃ

§ 11

1. Każdorazowo Zgłoszenie Naruszenia zostaje zarejestrowane w Rejestrze Naruszeń, niezależnie od dalszego przebiegu Postępowania Wyjaśniającego.

2. Za prowadzenie Rejestru Naruszeń w Urzędzie odpowiada osoba odpowiedzialna  za obsługę Zgłoszeń określona w § 4.

3. Poufny Rejestr prowadzony przez Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń zawiera co najmniej:

   1. dane kontaktowe Sygnalisty, chyba że Zgłoszenie Naruszenia miało charakter anonimowy i numer sprawy, 

   2. wszystkie szczegółowe informacje posiadane na temat Zgłoszenia Naruszenia,

   3. przebieg analizy i rozpatrzenia Zgłoszenia Naruszenia,

   4. osoby i organy biorące udział w procesie analizy i rozpatrzenia Zgłoszenia Naruszenia,

   5. wszelkie decyzje i eskalacje (jeżeli występują).

4. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzony przez Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń zawiera co najmniej:

   1. numer sprawy, 

   2. przedmiot naruszenia, 

   3. datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego, 

   4. informację o podjętych działaniach następczych, 

   5. datę zakończenia sprawy. 

5. Poza prowadzeniem Rejestru, Koordynator ds. obsługi zgłoszeń, przy zachowaniu zasad poufności jest zobowiązany do przechowywania wszelkich dowodów, dokumentów  i informacji zebranych w toku analizy oraz informacji dotyczących rozpatrzenia Zgłoszenia przez okres 3 lat od dnia przyjęcia Zgłoszenia.

ZGŁOSZENIA ZEWNETRZNE I PUBLICZNE

§ 12

1. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

2. Organem centralnym jest Rzecznik Praw Obywatelskich. Na stronie RPO znajdują się szczegółowe informacje dotyczące zgłoszenia zewnętrznego. 

3. Organem publicznym przyjmującym zgłoszenia jest organ przyjmujący zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 13

1. Procedura wymaga przeglądu i aktualizacji nie rzadziej niż raz na trzy lata.

2. Za aktualizację procedury odpowiada Sekretarz Gminy.  

3. Zmiana Procedury dokonywana jest Zarządzeniem Wójta, o czym informowani są pracownicy i współpracownicy e-mailowo na swoje służbowe skrzynki e-mailowe oraz przez ujawnienie w miejscu przyjętym u Pracodawcy.

4. Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią niniejszej Procedury, w tym nowo zatrudnieni przed dopuszczeniem go do pracy. Wzór oświadczenia pracownika stanowi załącznik nr 7 do niniejszego regulaminu.

5. Procedura zostaje wprowadzona na czas nieokreślony.            

Załącznik nr 1 do Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych

FORMULARZ ZGŁOSZENIA NARUSZENIA

POUCZENIE

W przypadku ustalenia w toku Postępowania Wyjaśniającego, iż w Zgłoszeniu Naruszenia świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Zgłaszający będący Pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia, odpowiedzialnością karna i odszkodowawczą.

W przypadku Zgłaszającego, świadczącego na rzecz Urzędu usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego Zgłoszenia Naruszenia skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami, odpowiedzialnością karna i odszkodowawczą.

Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, Zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego Zgłoszenia Naruszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej,  w przypadku wystąpienia szkody w związku z fałszywym Zgłoszeniem.

Załącznik nr 2 do Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych

POTWIERDZENIE ZGŁOSZENIA NARUSZENIA

Niniejszym potwierdza się, przyjęcie zgłoszenia Naruszenia, które zostało dokonane przez

___________________ dnia ___________________ i dotyczy Naruszenia polegającej na 

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Niniejszym stwierdza się, że Zgłaszającemu nadano/odmówiono nadania* status/u Sygnalisty.

Odmowa nadania Zgłaszającemu statusu Sygnalisty wynika z następujących względów:

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

____________________________________

Podpis Koordynatora ds. obsługi Zgłoszeń

*niewłaściwe skreślić

Załącznik nr 3 do Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych

Wzór Poufnego Rejestru

Załącznik nr 4 do Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych

Wzór Rejestru zgłoszeń wewnętrznych

Załącznik nr 5 do Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych

Procedura ochrony danych sygnalisty w ramach Zgłoszenia

Zasady ogólne

1. Procedura zostaje ustanowiona w celu zapewnienia należytej ochrony danych osobowych sygnalistów, a także zapewnienia właściwego stosowania prawa oraz  RODO w odniesieniu do ich danych. 

2. Sygnaliści pełnią niezastąpioną funkcję w społeczeństwie, gdyż ich działania umożliwiają identyfikację Naruszenia. Określone w Procedurze mechanizmy mają na celu ograniczenie osobistego ryzyka osoby zgłaszającej Naruszenia, w tym negatywnych konsekwencji  ze strony osób i podmiotów, do których odnosiło się zgłoszenie.

3. W Procedurze przez Sygnalistę, rozumie się osobę zgłaszającą Naruszenia w sprawach,  w których nie jest stroną ani uczestnikiem, na rzecz stron lub uczestników tych postępowań. Sygnalista nie jest też świadkiem w postępowaniu, które zostanie zainicjowane na skutek jego zgłoszenia. 

4. Dane sygnalisty powinny pozostać poufne i nie mogą być ujawniane w toku postępowania stronom i uczestnikom tego postępowania, bez wyraźnego i jednoznacznego przyzwolenia ze strony Sygnalisty.

Zasady ochrony danych Sygnalisty

1. Tworzy się odrębny rejestr spraw zgłoszonych przez Sygnalistów.

2. Sygnalistą jest każda osoba, która zgłasza Naruszenia, która nie robi tego ze względu  na swój własny interes prawny lub obowiązek.

3. Osoba otrzymująca zgłoszenie, rejestruje wniosek jako odrębną sprawę, z sygnaturą odpowiednią dla zgłoszeń Sygnalistów, aby Zminimalizować ryzyko ujawnienia danych Sygnalisty na dalszych etapach postępowania.

4. Sygnalista nie staje się uczestnikiem ani stroną postępowania, w sprawie toczącej się  na skutek otrzymanego od niego zgłoszenia.

5. Danych Sygnalisty nie ujawnia się na wniosek stron lub uczestników postępowania,  a danych Sygnalisty nie zamieszcza się w rozdzielnikach dokumentów związanych  z postępowaniem.

6. Od Sygnalisty nie żąda się dodatkowych danych osobowych, niż te które zostały przez niego wskazane w przekazanym zgłoszeniu, nawet jeżeli nie pozwalają one  na jednoznaczną identyfikację.

7. Na skutek zgłoszenia otrzymanego od Sygnalisty jest wszczynane postępowanie wyjaśniające. 

8. Stroną postępowania wszczętego z urzędu w związku ze zgłoszeniem otrzymanym  od Sygnalisty staje się podmiot wszczynający to postępowanie. 

9. Dane Sygnalisty nie są ujawnianie w żadnym z dokumentów związanych z postępowaniem. 

10. W postępowaniu można odwołać się do numeru sprawy, pod którą zostało zarejestrowane zgłoszenie od Sygnalisty, bez ujawniania danych Sygnalisty.

11. Sygnalista jest informowany o przebiegu i wyniku postępowania, które zostało wszczęte  na skutek jego zgłoszenia, w zakresie w jakim informacja stanowi informację publiczną  w ramach sprawy zarejestrowanej w związku z przekazanym przez niego zgłoszeniem.

Zakaz działań odwetowych wobec Sygnalisty

1. Za niekorzystne traktowanie, uważa się działanie, usiłowanie i groźba działania, polegającego w szczególności na:

1. odmowie nawiązania stosunku pracy;

2. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;

3. nie zawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

4. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;

5. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;

6. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych  z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;

7. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;

8. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

9. przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;

10. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

11. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;

12. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;

13. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;

14. mobbingu;

15. dyskryminacji;

16. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;

17. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

18. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;

19. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

20. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;

21. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych,  w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

Załącznik nr 6 do Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych osoby, której  dotyczy zgłoszenie od sygnalisty

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych informujemy – zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679  z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L z 04.05.2016 r, Nr 119, s. 1) zwanego dalej „RODO” iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wójt Gminy Dobra.                      

2. Z Administratorem Danych można się skontaktować poprzez adres e-mail wojt@gminadobra.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora, tj. 34-642 Dobra 233.

3. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@gminadobra.pl. Inspektorem Ochrony Danych jest Karol Dziadoń i można się z nim kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

4. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.  o ochronie sygnalistów oraz art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

5. Administrator będzie przetwarzać dane osobowe, wskazane w zgłoszeniu sygnalisty – jako dane osobowe dotyczące osoby, której dotyczy zgłoszenie, rozumianej jako osoba fizyczna, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana. 

6. Pani/Pana dane osobowe zostały podane przez sygnalistę.

7. Dane osobowe będą udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa. Dane osobowe będą udostępnione podmiotom zapewniającym, na podstawie umów zawartych przez administratora, obsługę działalności administratora (np. dostawcy usług informatycznych). Dane osobowe będą udostępniane odrębnym administratorom, tj. właściwym organom, w przypadku podejmowania działań następczych. 

8. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. 

9. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych, z zastrzeżeniem, że przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie. Posiada Pani/Pan prawo sprostowania danych osobowych, usunięcia w przypadkach przewidzianych przepisami prawa oraz ograniczenia przetwarzania. 

10. Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO. 

11. Podanie Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne (w zgłoszeniu sygnalisty). 

12. Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu ani na podstawie tych danych, nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany. 

Załącznik nr 7 do Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych

Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych sygnalisty

W związku z otrzymanym zgłoszeniem naruszenia przepisów prawa, wypełniając obowiązek  informacyjny wynikający z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego  i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku  z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L  z 04.05.2016 r, Nr 119, s. 1) zwanego dalej „RODO” informujemy, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wójt Gminy Dobra.                      

2. Z Administratorem Danych można się skontaktować poprzez adres e-mail wojt@gminadobra.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora, tj. 34-642 Dobra 233.

3. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@gminadobra.pl. Inspektorem Ochrony Danych jest Karol Dziadoń i można się z nim kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

4.  Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na podstawie obowiązku prawnego, jakiemu podlega administrator w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. 4. Ochrona tożsamości sygnalisty: Może Pan/Pani dokonać zgłoszenia anonimowego.  W przypadku podania danych umożliwiających identyfikację, Pani/Pana dane osobowe, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że  za Pani/Pana wyraźną zgodą. 

5. Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia danych: W związku  z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym  w celu zagwarantowania Pani/u prawa do obrony, może dojść do ujawnienia Pani/Pana danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Panią/a, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie  nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu. 

6. Administrator zapewnia poufność Pani/a danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych.

7. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. 

8. Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/u także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania. 

9. Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzasadnione jest, że Pana/Pani dane osobowe przetwarzane są przez nas niezgodnie z przepisami RODO.

10. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do prowadzenia kontaktu, wyjaśniania zgłoszeń i przesyłania informacji zwrotnej.

11. Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu ani na podstawie tych danych, nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany. 

Załącznik nr 8 do Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych

……………………………… 

                                                                                                                  (miejscowość, data) 

…………………………………………. 

    (Imię i Nazwisko pracownika) 

…………………………………………. 

              (stanowisko) 

OŚWIADCZENIE O ZAPOZNANIU SIĘ  Z REGULAMINEM ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH  W URZĘDZIE GMINY DOBRA

Ja, niżej podpisana/ny ................................................................................................. pracownik  Urzędu Gminy Dobra, zatrudniony na stanowisku .......................................................................  oświadczam, iż zapoznałam/łem się z treścią „Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych”  w Urzędzie Gminy Dobra i zobowiązuję się do ich przestrzegania.

……………………………………… 

(czytelny podpis)

Załącznik nr 9 do Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych 

UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH  dla osoby wyznaczonej do obsługi zgłoszeń sygnalistów

Z dniem ………………… upoważniam:

Imię i nazwisko: ....................................................................

Stanowisko: ........................................................................... 

Zakres upoważnienia: przetwarzanie danych osobowych, w związku z przyjmowaniem, weryfikacją zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowaniem działań następczych w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia tych czynności  Kategorie danych osobowych: 

Upoważniony uprawniony jest do przetwarzania danych osobowych następujących kategorii:

1. zwykłe dane osobowe, w tym dane kontaktowe podane przez sygnalistę, dotyczące sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie lub osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, 

2. inne dane osobowe podane przez sygnalistę, w tym dane dotyczące osoby, której dotyczy zgłoszenie, lub osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, obejmujące zwykłe dane osobowe lub dane osobowe szczególnych kategorii lub dane karne, podawane w szczególności  w zgłoszeniu sygnalisty, dokumentach dodatkowych lub uzupełniających.

Niniejsze upoważnienie dotyczy elektronicznej oraz pisemnej formy przetwarzania, w zakresie zbierania, utrwalania, wglądu, zmieniania, dopasowywania, udostępniania, usuwania  i przechowywania danych.

Upoważnienie obowiązuje do czasu pełnienia wyznaczonej funkcji lub pisemnego odwołania niniejszego upoważnienia.  

……………………………………….

(podpis Pracodawcy)  

OŚWIADCZENIA OSOBY UPOWAŻNIONEJ

Oświadczam, że zapoznałem/am się z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych,  a także z wewnętrznymi przepisami w tym zakresie obowiązującymi u Administratora  i zobowiązuję się do ich przestrzegania.

Zobowiązuję się do:

1. zachowania w tajemnicy danych osobowych, które uzyskałam/em lub uzyskam  w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego,  w ramach którego wykonuje lub będę wykonywać te zadania,

2. zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu,

3. zachowania w tajemnicy sposobów zabezpieczenia danych osobowych, przetwarzanych w oparciu o udzielone upoważnienie. 

……………......................................

(data i podpis osoby upoważnionej)